会议管理规定

一、目的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

　　二、适用范围：本制度适用于南京琦骏企业管理咨询有限公司会议管理。

　　三、主要内容：

　  会议准备。

Ø      会议通知遵照以下规定：

　　1、已列入周度会议计划表的会议，期间无调整的，不再另行通知，由中心/部门按计划表直接通知与会人；

　　2、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会议后勤负责人；

　　3、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。

Ø      会议的其它准备工作遵照以下规定：

　　1、会议提拟人应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；

2、会议后勤负责人应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；

Ø      会议组织。

1、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

　　 2、会议组织者须遵守以下规定：

a)     组织者不得迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

b)     组织者一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

c)     会议进行中，组织者应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

d)     属讨论、决策性议题的会议，组织者应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

e)     组织者应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

Ø    与会人须遵守以下规定：

　　1、应准时到会，并在《会议签到表》上签到。

　　2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。

　　3、遵循会议主持人对议程控制的要求。

　　5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

　　6、做好本人的会议纪录。

Ø      公司月度例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，一般情况不予延时，特殊情况确需延时的，主持人必须征得与会人员同意。

Ø      组织者为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。

Ø      会议记录。

1、会议记录员应遵守以下规定：

a)     以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。

b)     会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

c)     对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

d)     会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

e)     做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

Ø    下列情况下，应整理会议纪要：

　　1、公司各类临时行政会议；

　　2、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；

　　3、其它组织者要求整理会议纪要的会议。

Ø      会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报总经办一份存档备查。

Ø      会议原始记录的备档按以下规定：

　　1、本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转总经办统一归档备查。

　　2、本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。

Ø  会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

Ø  5.6会议跟进。

1、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。

　　2、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

Ø  迟到、早退、缺席。

　　1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。

　　2、早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。

　　3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。会议开始后五分钟，任何请假视为缺席。

Ø  处罚。

　　1、无正当理由迟到、早退一次，对当事的主管做20个俯卧撑，少做一个乐捐1元，当事人本人乐捐10元。

　　2、无正当理由缺席一次，当事人主管做30个俯卧撑，少做一个乐捐2元，七人乐捐20元。

　　3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。